Cara Efektif membuat proposal sponsorship untuk kegiatan | Acara | Event

Membuat proposal bagi anak organisasi dan ekstrakurikuler sekolah adalah hal yang sudah biasa. Pasti setiap tahunnya membuat proposal untuk kegiatannya tersebut.

 

Namun Sebelum membuat acara atau kegiatan yang keren biasanya kita membutuhkan dana untuk kelangsungan acara tersebut. 

 

Tetapi tidaklah mudah dalam membuat proposal sponsorship, banyak hal – hal yang harus diperhatikan, Banyak juga proposal yang di tolak oleh sponsor yang kita tuju karena tidak memenuhi syarat bersponsor.

 

Sebelum kita membuat proposal mari kita berkenalan dengan proposal agar kita tidak gagal paham saat membuatnya.

 

Pengertian dan Tujuan Proposal 

 

Proposal adalah rancangan suatu kegiatan yang akan dilaksanakan dalam bentuk tulisan atau gambar dengan sistematis dan terperinci yang dibuat oleh pihak kegiatan untuk membuat anggaran dana acara tersebut yang ditujukan kepada Instansi atau perusahaan.

 

Cara Membuat Proposal Sponsorship

 

Sebelum membuat proposal sponsorship kalian harus memperhatikan hal – hal berikut :

 

  • Gunakan Bahasa yang jelas dan tegas, Jangan membuat bahasa yang bertele – tele dan membuat pihak sponsor bingung membaca proposal kalian.

  • Tonjolkan keunggulan dari kegiatan kalian, karena setiap sponsor pasti melihat keunggulan kegiatan kalian terutama dari pengunjung atau peserta, apakah bisa membeli produk milik sponsor atau tidak. Pastikan rancangan kegiatan kalian bisa mencapai pengunjung dalam jumlah banyak, bisa gunakan kegiatan yang tingkat Nasional, karena peluang mendapatkan pengunjung atau peserta bisa berjumlah banyak.

  • Tentukan bentuk kerjasama. Ada beberapa bentuk kerjasama dengan pihak sponsor, Opsi Pertama biasanya pihak sponsor meminta menjualkan produknya kepada kita dalam jumlah dan harga tertentu. Dan Opsi Kedua  ada juga pihak sponsor yang meminta memasangkan logo brand atau merk di poster, spanduk, banner, dll.

 

*catatan : 

  1. Tetapi dilihat dari anggaran dana kalian, Jika Anggarannya berjumlah Besar maka pihak sponsor akan meminta timbal balik yang besar juga seperti Opsi Pertama.
  2. Jika anggaran dana kalian sedikit biasanya pihak sponsor bisa melakukan Opsi Kedua

 

  • Jangan Bohong dan Muluk – muluk. Biasanya pihak kegiatan membuat proposal yang mengada-ada jumlah anggaran di lebih – lebihkan. Gunakan Anggaran dana yang sesuai dengan kebutuhan, dan sebelum menulis anggaran dana, kalian survei dulu harga-harga yang dibeli dan di sewa. Awas pihak sponsor nanti meminta LPJ(Lembar Pertanggung Jawaban) dari kalian. Karena uang perusahaan itu perhitungannya sangat rinci, bisa-bisa kalian dituntut oleh pihak sponsor.

 

Baca Juga : Apa itu Lembar Pertanggung Jawaban (LPJ)

 

Contoh dan Format Proposal Kegiatan

 

1. Halaman Judul / Cover

Di halaman ini kalian tulis judul dengan benar. Gunakan desain Cover yang semenarik mungkin agar pihak sponsor sudah tertarik untuk membaca proposal kalian dan pihak sponsor menilai kalian bersungguh-sungguh dalam membuat kegiatan, itu juga bisa jadi nilai plus buat kalian. 

Seperti Contoh :

 

issuu.com
reactionui.wordpress.com

 

 

2. Latar Belakang

Isi Latar belakang adalah penjelasan alasan mengapa kegiatan tersebut dilaksanakan. Dalam menyusun latar belakang biasanya terdiri dari tiga bagian, yaitu :

 

• Pendahuluan

• isi dan

• penutup 

 

Tersusun dalam bentuk teks. Adapun gaya penulisan menggunakan kata dari umum ke khusus yaitu menyajikan data umum secara global lalu mengarah kepada pandangan khusus yang berkaitan erat dengan kegiatan tersebut.

 

Seperti Contoh :

Mengantisipasi terjadinya dekadensi moral remaja / pelajar yang terjadi akibat globalisasi informasi di Indonesia maka perlu ditanamkan semangat kebangsaan, kebersamaan dan solidaritas serta disiplin dan kepemimpinan bagi mereka agar mampu menghargai perjuangan pendahulu atau pahlawan. Kemerdekaan dan upaya-upaya pembangunan serta kelak dapat menjadi pemimpin bangsa yang bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa dan berkepribadian pancasila.

 

Bertepatan dengan HUT Kabupaten Sidoarjo Ke-50 Purna Paskibraka Indonesia Kabupaten Sidoarjo mengadakan Lomba Peraturan Baris – Berbaris (PBB) antar pelajar se- Jawa Timur  untuk memberikan kesempatan kepada pelajar untuk mengembangkan minat, bakat dan kemampuan pelajar di bidang Baris – Berbaris.

 

3. Tujuan Kegiatan

Isi Tujuan Kegiatan adalah berisi penjelasan untuk apa kegiatan tersebut dilaksanakan. Disini kalian jelaskan tujuan kegiatan secara detail dan jelas.

 

Seperti  Contoh :

Tujuan kegiatan Lomba PBB ini adalah  adalah:

1.      Meningkatkan semangat kebangsaan.

2.       Menggalang kebersamaan dan solidaritas sosial antar pelajar se-Jawa Timur.

3.      Meningkatkan kedisiplinan dan kepemimpinan anak bangsa.

 

4. Nama dan Tema Kegiatan

Nama Kegiatan adalah Gambaran dari keseluruhan kegiatan kalian. Sedangkan Tema Kegiatan adalah penjelasan tujuan dari nama kegiatan tersebut.

Seperti Contoh :

 

Nama Kegiatan : LKBB PEMUDA PASKIBRA

Tema Kegiatan : Menumbuhkan Semangat Kebangsaan, Patriotisme dan Cinta Tanah Air Melalui Kegiatan Lomba PBB antar pelajar Se-Jawa Timur tahun 2018

 

5. Bentuk Kegiatan

Berisi penjelaskan singkat apa saja kegiatan yang akan dilaksanakan. Misalnya :

1. PBB

2. Cerdas Cermat

3. Fotografi, dll

 

6. Sasaran dan Target Kegiatan

Berisi Perkiraan berapa jumlah peserta atau pengunjung yang akan datang di kegiatan kalian. Contohnya :

Sasaran Kegiatan :

- Siswa dan Siswi SMAN 1 Sidoarjo

- Siswa dan Siswi SD, SMP, dan SMA sederajat se-Kabupaten Sidoarjo

- Masyarakat Umum

 

Target Kegiatan :

- Dihadiri oleh peserta minimal 500 orang, Siswa-Siswi dan Umum.

- Meningkatkan Kreatifitas Siswa-Siswi dalam berkarya.

- Meningkatkan motivasi dalam berlomba untuk berkarya, berkreatifitas, dan disiplin sebagai bentuk rasa cinta kepada orang tua.

 

7. Waktu  dan Lokasi Kegiatan

Waktu pelakasanaan ditulis secara rapi dan singkat. Lalu Lokasi Kegiatan tulis dengan tepat dan jelas agar peserta maupun pengunjung tidak bingung atau salah jalan ke acara atau kegiatan kalian.

Contohnya :

Rangkaian kegiatan diatas akan dilaksanakan pada :

 

1. Technical Meeting

Hari / Tanggal                : Minggu, 6 Mei 2012

Waktu                              : 15.00 WITA – selesai

Tempat                            : Aula SMAN 1 Sidoarjo

 

2. Pelaksanaan Lomba

Hari / Tanggal : Minggu, 10 Juni 2018

Waktu : Pukul 06.00 WIB – Selesai

Tempat : Lapangan SMAN 1 Sidoarjo.

 

8. Panitia

Panitia adalah sebuah organisasi, instansi atau pihak yang memiliki kegiatan tersebut. Dalam Acara atau Kegiatan List atau susunan panitia menjadi hal yang terpenting karena menyangkut keefektifan dan kelancara acara atau kegiatan nanti. Tulis semua sie-sie yang bersangkutan dalam kegiatan nanti agar pihak sponsor tahu berapa jumlah panitianya.

 

Seperti Contoh Lampiran Kepanitiaan :

SUSUNAN PANITIA LOMBA PBB TINGKAT SMP/Mts dan SMA/SMK/MA SEDERAJAT

SE-JAWA TIMUR

Pelindung Bupati Sidoarjo
Pembina PPI Dra. Lesa Fahriana
Penanggung Jawab

Taufik Rozana Rahman, S.Pd

Supriadi, S.E

Ketua Pelaksana    Pamula Brian Nawisworo
Wakil Ketua              Ahmad Musafir
Sekretaris                

Nandya Cahya Puspita

Juraida

Bendahara Dara Muharir

 Seksi - Seksi

Seksi Acara  
Koordinator                Veryal Mahfoed
Anggota

M. Cholik

Tri Wahyu Ningsih

M. Rizqi Huszain

   
Seksi Pelengkapan  
Koordinator                Rahmat Imam Muslim
Anggota

Mira Puspa Melati

M. Cholik

Tri Wahyu Ningsih

M. Rizqi Huszain

   
Seksi Konsumsi  
Koordinator                Monica Azalia
Anggota

Mira Puspa Melati

M. Cholik

Tri Wahyu Ningsih

M. Rizqi Huszain

   
Seksi Humas  
Koordinator               Bima Kurnia Mara Sakti
Anggota

Mira Puspa Melati

M. Cholik

Tri Wahyu Ningsih

   
Seksi Dana  
Koordinator             

Eka Hendiana Safitri

Anggota

Mira Puspa Melati

M. Cholik

Tri Wahyu Ningsih

   
Seksi Keamanan  
Koordinator               

Angger Prasetyo

Anggota

Mira Puspa Melati

M. Cholik

Tri Wahyu Ningsih

   
Seksi Dokumentasi  
Koordinator               

Naspi

Anggota

Mira Puspa Melati

M. Cholik

Tri Wahyu Ningsih

 

 9. Susunan Kegiatan  / Acara

Bagian ini Berisi Susunan kegiatan yang akan dilaksanakan nanti dan berikan keterangan waktu.

Seperti Contoh Lampiran Susunan Kegiatan :

 

JADWAL KEGIATAN LOMBA

Hari / Tanggal

Waktu

Kegiatan

Minggu, 29 April 2018

10.00 – 16.00 WIB

- Pendaftaran Lomba

   Langsung

Minggu, 6 April 2018

15.00 WIB – selesai

- Technical Meeting Lomba    Baris – Berbaris

Sabtu, 12 Mei 2018

08.00 – 08.30 WIB

09.00 – 12.00 WIB

12.00 – 13.00 WIB

13. 00 – 17.30 WIB

           Up. Pembukaan

           Lomba dimulai

           ISHOMA

           Lomba dilanjutkan

Minggu, 13 Mei 2018

08.00 – 12.00 WIB

12.00 – 13.00 WIB

13.00 – 16.30 WIB

16.30 – 17.30 WIB

17.30 – 18.00 WIB 

           Lomba dimulai

           ISHOMA

           Lomba dilanjutkan

           Istirahat

           Pengumuman Pemenang Lomba

10. Rencana Anggaran


Bagian ini berisi perkiraan anggaran dana yang dibutuhkan dalam kegiatan, sebelum kalian merencanakan anggaran sebisanya kalian survei dulu berapa nominal alat, barang dan lain-lain agar tidak ngawur. Jika kalian ngawur yang terjadi malah pihak sponsor menolak anggaran dana yang kalian rencanakan tadi.

 

Contoh Lampiran Rencana Anggaran :

 

RENCANA PEMBIAYAAN KEGIATAN

LOMBA PBB TINGKAT SMP dan SMA/SMK/MA SEDERAJAT

SE-JAWA TIMUR

DALAM RANGKA HUT KAB. SIDOARJO

TAHUN 2018

 

I. Rencana Pengeluaran

Dana yang diperlukan sebesar Rp. 16.210.000,-

 

 

11. Penutup

Bagian ini bersisi kesimpulan proposal yang disertai ucapan terima kasih kepada pihak calon sponsor. 

 

 

Dalam Proposal yang akan diserahkan kepada pihak sponsor biasanya dilengkapi dengan tawaran – tawaran menarik terkait benefit yang didapat jika menjadi sponsorship. Pihak sponsor biasanya dibagi menjadi 3 atau lebih.

 

Sponsor Tunggal

Sponsor Non Tunggal, Terdiri dari :

  • Sponsor Utama
  • Sponsor Pendukung
  • Sponsor Partisipan

Contoh Lampiran Sponsorship

Sponsor Tunggal yaitu sponsor yang menjadi satu satunya pihak yang membiayai 100% kegiatan. 

 

Sponsor Non Tunggal bisa terdiri dari

Sponsor Utama : sponsor yang memberikan kontribusi terbesar untuk pendanaan.

Sponsor Madya : Sponsor yang memberikan dana lebih kecil dari sponsor utama

Sponsor Partisipan : Sponsor yang memberikan bantuan dana terkecil.

 

Contoh dalam sebuah kegiatan festival, Panitia penyelenggara dapat menawarkan kompensasi untuk pihak sponsor tunggal seperti :

 

1. Pemasangan Banser atau umbul - umbul pada 12 titik strategis

2. Logo pada ID Card Panitia

3. Logo pada Background Panggung

4. Satu lokasi untuk selling product sponsor

 

Adapun jika pengajuan adalah permintaan sponsor utama, madya dan partisipan anda bisa menuliskannya seperti dibawah ini :

Sponsor Utama adalah pihak yang membantu pendanaan sebesar 75% dari total rencana anggaran

Sponsor Madya adalah Pihak yang membantu pendanaan sebesar 50% dari total rencana anggaran

Sponsor Partisipan adalah Pihak yang membantu pendanaan sebesar 10% dari total rencana anggaran.

 

Kompensasi Sponsor Utama :

1. Pemasangan umbul - umbul di 10 titik strategis

2. Logo sponsor berukuran 4 x 6 pada ID Card

3. satu lokasi selling product

 

Kompensasi Sponsor Madya :

1. Pemasangan umbul - umbul di 4 titik strategis

2. Logo sponsor berukuran 2x3 pda ID Card

3. Tidak ada lokasi selling product

 

Kompensasi Sponsor Partisipan :

1. Pemasangan umbul - umbul di 2 titik strategis

2. Logo Sponsor berukuran 2x3 pada ID Card

3. Tidak ada lokasi selling product

 

Bentuk kompensasi di atas dapat anda rubah sesuai dengan keinginan anda serta bentuk kegiatannya. Misalkan kegiatan tersebut menggunakan MC, maka kompensasi yang ditawarkan bisa dalam bentuk promosi oleh MC secara langsung.

 

Untuk melihat contoh proposal bentuk Microsoft Word Silakan Download disini

 

Sumber :

www.usaharumahan19.com/2016/04/contoh-cara-membuat-proposal-sponsor.html

sharingkali.com/contoh-proposal

 

 



Artikel Terkait

Share Artikel





IKUTI FANSPAGE KAMI




FOLLOW INSTAGRAM

Hosting Unlimited Indonesia